Libro unico del lavoro

Il libro unico del lavoro nasce da una esigenza di semplificazione in materia di tenuta dei documenti di lavoro. A tale fine sono stati soppressi i libri paga e matricola ed è stato istituito detto libro unico costruito sulla base di due elementi: le presenze del lavoratore e lo sviluppo del trattamento retributivo.

Il libro unico del lavoro equivale, infatti, al cedolino paga integrato con il dettaglio delle presenze del lavoratore. Esso assolve alla duplice funzione di documentare ad ogni lavoratore lo stato del proprio rapporto di lavoro ed agli organi di vigilanza lo stato occupazionale dell'impresa.

A tale riguardo, si sottolinea l'importante novità riguardante i limiti temporali delle registrazioni obbligatorie sul libro unico del lavoro, che debbono avvenire entro il giorno 16 del mese successivo a quello di riferimento (non più giornalmente come precedentemente previsto per il preesistente libro paga), termine entro il quale il datore di lavoro o il professionista stampa il cedolino paga.

Di rilievo è anche l'obbligo di registrazione sul libro unico del lavoro dei lavoratori in somministrazione, sia da parte dell'utilizzatore che dell'agenzia per il lavoro che li assume, per finalità antielusive.

A differenza di quanto stabilito per i libri paga e matricola, il luogo di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro può essere, alternativamente:

- la sede legale dell'impresa

- lo studio del consulente del lavoro o di altro professionista abilitato

- i servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma cooperativa.

In caso di gruppi di impresa, rientrano tra i soggetti ai quali possono essere affidati gli adempimenti in materia di lavoro anche le società capogruppo che, pertanto, possono tenere e conservare il libro unico del lavoro.

I soggetti sopra elencati hanno l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione.

Il termine di conservazione per la durata di cinque anni dalla data dell'ultima registrazione è esteso anche ai preesistenti libri di paga e di matricola.

Il datore di lavoro obbligato all'istituzione del libro unico del lavoro deve istituire e tenere un unico libro, anche in presenza di più posizioni assicurative e previdenziali in ambito aziendale o di più sedi di lavoro, sebbene stabili ed organizzate.

Rispetto al sistema previgente, il libro unico del lavoro non può essere tenuto in forma manuale. Gli unici sistemi di tenuta previsti sono i seguenti:

1) elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo (vidimazione da parte dell'INAIL o, in alternativa, da parte dei soggetti autorizzati dall'INAIL);

2) stampa laser (autorizzazione preventiva da parte dell'INAIL alla stampa e generazione della numerazione automatica);

3) su supporti magnetici o ad elaborazione automatica dei dati.

A tale riguardo, il decreto ministeriale di attuazione del libro unico individua l'INAIL come unico ente preposto ad effettuare la vidimazione, anche nel caso quindi dei datori di lavoro che provvedevano alla vidimazione presso altri Istituti (es. i datori di lavoro agricoli presso l'INPS).

Comunque, in linea generale, riguardo alla tenuta del libro unico del lavoro ed indipendentemente dal sistema di tenuta adottato, è obbligatorio:

- attribuire, in fase di stampa, una numerazione sequenziale a ciascun foglio che compone il libro unico del lavoro;

- conservare eventuali fogli deteriorati o annullati;

- istituire un documento unitario. Il libro unico del lavoro deve essere, quindi, unitario, quanto a vidimazione, numerazione, registrazioni, tenuta e conservazione.

E’ ritenuta, comunque corretta, all'interno del libro unico del lavoro regolarmente istituito, l'eventuale elaborazione separata del calendario delle presenze, mantenendo una numerazione sequenziale.

Riferimenti normativi: artt. 39 e 40, legge 6 agosto 2008, n. 133; Circ. Ministero lavoro n. 20/2008; D.M. 9 luglio 2008; INAIL nota 10 settembre 2008